Temu Arsiparis (Konferensi Wilayah AAI Provinsi Jawa Tengah)

Hari Rabu, 27 Maret 2016 saya mendapat tugas untuk menghadiri Temu Arsiparis di Semarang. Hasil dari pertemuan tersebut juga saya bagikan ke rekan-rekan arsiparis di Universitas Sebelas Maret pada pertemuan rutin IA UNS hari Kamis, 8 April 2018. Selamat membaca! 

Tema               : Penguatan Organisasi Profesi Arsiparis dalam Rangka Pemberdayaan Kompetensi SDM Kearsipan

Hari/Tanggal   : Rabu, 27 Maret 2016

Pukul               : 09.00 WIB s.d. selesai

Tempat            : Aula Lantai 4 Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jateng

Susunan Acara:

08.00   Pendaftaran

09.00   Pembukaan

09.15   Laporan Pertanggungjawaban

10.00   Pemilihan Pengurus AAI Periode 2016-2021

10.45   Materi 1: Prospek Organisasi Profesi Arsiparis dalam Rangka Menyongsong MEA

11.30   Matei 2: Strategi Pemberdayaan Organisasi Profesi Arsiparis

12.15   Tanya jawab

13.15   Penutupan

Pelaksanaan dimulai pukul 09.30 dan selesai pukul 13.30 WIB

Dihadiri oleh arsiparis perwakilan dari SKPD di Jawa Tengah dan perwakilan dari Universitas (UNNES, Unsoed, UNS, UIN Walisongo, Undip)

Pemilihan Pengurus dimulai dengan pemilihan Ketua AAI Wilayah Jateng dengan cara penunjukan oleh peserta rapat. Terpilih tiga orang yaitu, Agus Riyanto, Tri Maryanto, Munadi (perwakilan universitas)

Bapak Tri Maryanto dan Bapak Munadi mengundurkan diri sehingga Bapak Agus Riyanto terpilih menjadi Ketua AAI Wilayah Jawa tengah . Selanjutnya tugas ketua melengkapi pengurus lengkap tidak lebih dari 30 hari.

Rangkuman Materi:

Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Bagian Kesatu Pasal 70:

1. Arsiparis dapat membentuk organisasi profesi
2. Pembinaan organisasi profesi arsiparis dilakukan oleh pemerintah dan pemerintah daerah
3. Ketentuan lebih lanjut mengenai organisasi profesi diatur dalam AD dan ART berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan

Pengertian arsiparis berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009

Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan fomal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai tugas dan fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

Era Sejarah Profesi Arsiparis di Indonesia:

1. Era Pewayangan à Batara Penyaringan
2. Era Kerajaan Nusantara à Pujangga/Empu di Jawa, Panre/Panrita Lontara di Sulawesi
3. Era Kolonial Belanda à Landsarchivaris (tahun 1982)
4. Era Pemerintahan Indonesia à 1. Tenaga Ahli Kearsipan (1961-1990), 2. Arsiparia (1990 s.d. sekarang)

Peran dan kedudukan profesi arsiparis (penjelasan pada UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) adalah yang berhubungan dengan fungsi dan peran dalam kegiatan kearsipan sejak penciptaan sampai dengan penyusutan dan akuisisi sampai dengan pemandaatan arsip, serta kegiatan lainnya, yang dilindungi secara sah oleh peraturan perundang-undangan.

Tugas arsiparis:

1. Pembinaan kearsipan
2. Mengolah arsip negara
3. Layanan informasi publik arsip negara

Arsiparis sebagai Penanggung jawab:

1. Arsiparis mengelola fisik arsip berdasarkan konteks, struktur dan bentuk arsip bukan pada isinya
2. Arsiparis mengelola arsip yang diciptakan secara elektronik melalui manajemen sistem informasi
3. Arsiparis mengatur protokol akses arsip/informasi arsip
4. Arsiparis menjaga kerahasiaan informasi arsip yang berada di bawah tanggung jawabnya
5. Arsiparis menjaga dan bertanggung jawab bahwa arsip statis terlestarikan

Empat ciri profesi: Terlatih, Jasa, Bersertifikat, Profesi

Kompetensi: Aspek Pengetahuan (Knowledge)

1. Pendidikan Profesi
2. Diklat yang dipersyaratkan
3. Pengetahuan dari pengalaman yang diverifikasi

Kompetensi: Aspek Sikap (Attitude)

1. Performa selama di tempat kerja
2. Tanggapan lingkungan kerja
3. Penghargaan
4. Penilaian

Kompetensi: Aspek Keterampilan (Skill)

1. Keterampilan melaksanakan pekerjaan (task skill)
2. Keterampilan mengelola pekerjaan (task management skill)
3. Keterampilan mengantisipasi kemungkinan (contingency management skill)
4. Keterampilan mengelola lingkungan kerja (job/role environment skill)
5. Keterampilan beradaptasi (transfer skill)

Kompetensi Arsiparis:

1. Arsiparis berkewajiban untuk mengungkapkan informasi yang terolah dalam arsip
2. Arsiparis harus meramu dan mengolah informasi
3. Arsiparis harus mampu menyajikan informasi secara utuh, lengkap, akurat serta terpercaya kepada mereka yang tidak hanya memerlukan namun juga berhak
4. Ariparis harus mengatur seberapa besar informasi dapat disajikan kepada siapa
5. Dalam sistem jaringan informasi kearsipan arsiparis berperas sebagai simpul

Keuntungan jabatan arsiparis:

1. Batas usia pensiun sd 60 tahun (madya dan utama)
2. Pangkat sampai Pembina Utama IV/e bagi arsiparis utama
3. Meperoleh jabatan fungisonal, tunjangan kinerja, tambahan tunjangan (kompetensi/profesi)
4. Bebas ujian penyesuaian ijazah
5. Dimungkinkan untuk menduduki jabatan structural dengan pemberhentian sementara sebagai pejabat fungsional
6. Dapat melakukan kegiatan di bidang kearsipan di luar unit kerjanya dengan penugasan

Sebagai profesi, arsiparis memiliki kode etik dalam menjunjung tinggi tugas dan tanggung jawab sesuai yang diemban.

Kode Etik Arsiparis Indonesia (Kongres ke-2 AAI tanggal 18 Agustus 2010)/Standar moralitas dalam menjalankan tugas, kewanangan dan tanggung jawab profesi kearsipan, yaitu:

1. Arsiparis Indonesia bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
2. Arsiparis Indonesia setia dan taat kepada Pancasila dan UUD 1945
3. Arsiparis Indonesia harus jujur dan bertanggung jawab, bersemangat untuk meningkatkan kompetensi, profesionalits, komitmen, dedikasi integritas dalam menjalankan tugas dan fungsinya
4. Arsiparis Indonesia harus mempertahankan dan melindungi otentisitas, reliabilitas, legalitas dan integritas dari suatu arsip
5. Arsiparis Indonesia Indonesia bertanggung jawab atas pengelolaan arsip, mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan, penilaian dan akuisisi, deksripsi, pelestarian sampai dengan akses dan pemanfaatan arsip demi kemaslahatan bangsa .